Privacybeleid

Definities
Persoonsgegevens omvatten alle informatie waarmee iemand geïdentificeerd kan worden. Dit kan rechtstreeks zijn, bijvoorbeeld aan de hand van een naam, rijksregisternummer of foto. Soms is het ook mogelijk om een persoon onrechtstreeks te identificeren door een combinatie van verschillende soorten informatie, bijvoorbeeld adres, leeftijd en geslacht. Alle informatie die zo aan iemand gekoppeld kan worden valt onder de noemer ‘persoonsgegevens’.
Verwerken omvat in de praktijk elk gebruik van persoonsgegevens, zoals het verzamelen, opslaan, wijzigen, raadplegen, verspreiden of wissen ervan.
De verwerkingsverantwoordelijke bepaalt welke persoonsgegevens worden verwerkt, welke middelen daarvoor worden gebruikt en voor welke doeleinden dit gebeurt. In de meeste gevallen is het lokaal bestuur verwerkingsverantwoordelijke bij het verwerken van persoonsgegevens van haar inwoners.
Verwerkers zijn partijen die in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerken. Als voorbeeld kan hier verwezen worden naar softwareleveranciers waar het lokaal bestuur beroep op doet.

Beginselen
Wij verwerken enkel de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de nagestreefde doeleinden. We waken daarbij over de volledigheid en juistheid van de persoonsgegevens. Wij bewaren je gegevens in principe niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze verzameld werden. Als overheidsinstantie zijn we echter dikwijls wettelijk verplicht om persoonsgegevens langer te bewaren, onder meer op basis van de archiefwetgeving. Het is daarnaast mogelijk dat je persoonsgegevens verder worden verwerkt voor wetenschappelijk en historisch onderzoek of statistische doeleinden. Daarbij worden steeds de nodige maatregelen genomen om je persoonsgegevens te beschermen. Als identificatie niet vereist is voor deze doeleinden, dan worden je persoonsgegevens steeds gepseudonimiseerd of geanonimiseerd. We nemen daarnaast de nodige veiligheidsmaatregelen om de persoonsgegevens die we verwerken op een passende manier te beveiligen. Je persoonsgegevens zijn enkel toegankelijk voor de personen die deze nodig hebben voor de uitvoering van hun taken. Iedereen die betrokken is bij de verwerking van de persoonsgegevens, zowel eigen medewerkers als externe partijen, is bovendien wettelijk of contractueel gehouden om hier vertrouwelijk mee om te gaan.

Doeleinden en verwerkingsgronden
Jouw persoonsgegevens kunnen op verschillende manieren bij ons terechtkomen. Zo kunnen we bijvoorbeeld gegevens rechtstreeks bij je opvragen door middel van een contactformulier of bepaalde documenten. Een andere mogelijkheid is dat we jouw persoonsgegevens opvragen bij overheidsdiensten die er over beschikken. Wij verzamelen en gebruiken je persoonsgegevens alleen als we er een duidelijk en gerechtvaardigd doel voor hebben vastgelegd. Meer bepaald verwerken wij je gegevens enkel op basis van volgende verwerkingsgronden:

• om een wettelijke verplichting na te komen Bijvoorbeeld: het bijhouden van gegevens van de inwoners van de gemeente in het bevolkingsregister, de verwerking in het kader van een vergunningsaanvraag of in het kader van de belastingadministratie.
• voor de vervulling van een taak van algemeen belang of het openbaar gezag Bijvoorbeeld: om inwoners op de hoogte te houden van werkzaamheden in de openbare ruimte, hen te betrekken bij het beleid van het gemeentebestuur of in het kader van niet verplichte tegemoetkomingen aan mensen met een bepaald sociaal statuut.
• wanneer je hiervoor toestemming hebt gegeven Bijvoorbeeld: het versturen van nieuwsbrieven, het publiceren van gericht beeldmateriaal of het plaatsen van niet-noodzakelijke cookies.
• voor de uitvoering van een overeenkomst met jou Bijvoorbeeld: wanneer je inschrijft voor een culturele of sportactiviteit die het gemeentebestuur organiseert, of wanneer je iets ontleent bij de uitleendienst van het lokaal bestuur.
• om een ernstige bedreiging voor je gezondheid te bestrijden Bijvoorbeeld: samenwerking met de hulpdiensten in het geval van een ramp of een andere levensbedreigende situatie. Voor de bovenstaande doelstellingen, en afhankelijk van de concrete verwerking, kunnen wij ‘gewone’ persoonsgegevens verwerken. Dat zijn onder andere:
• identificatie- en contactgegevens
  Bijvoorbeeld: naam, (e-mail)adres, rijksregisternummer, telefoonnummer, …
• persoonlijke kenmerken
  Bijvoorbeeld: leeftijd, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, burgerlijke staat, nationaliteit, beroep, …
• samenstelling van het gezin en persoonlijke relaties
  Bijvoorbeeld: huwelijk of andere samenlevingsvorm, naam van de echtgenoot of partner, huwelijksdatum, aantal kinderen, bloedverwanten, …
• persoonlijke interesses en voorkeuren
  Bijvoorbeeld: lidmaatschap van een organisatie, hobby’s en andere vrijetijdsbesteding, …
• financiële bijzonderheden
  Bijvoorbeeld: bankrekeningnummers, bezittingen, inkomsten, uitkeringen, subsidies, premies, …
• sociale (zekerheids)gegevens
  Bijvoorbeeld: informatie met betrekking tot kinderbijslag, tewerkstelling, werkloosheid, pensioen, leefloon, …
• beeld- en geluidsopnamen
  Bijvoorbeeld: foto’s, video-opname, …
  In uitzonderlijke gevallen verwerken wij ook ‘bijzondere’ persoonsgegevens, die gevoeliger zijn dan ‘gewone’ persoonsgegevens. Deze persoonsgegevens kunnen enkel verwerkt worden als daar een bijzondere rechtsgrond voor bestaat. Het gaat om de volgende persoonsgegevens:
• gegevens betreffende de gezondheid
  Bijvoorbeeld: medisch verslag, diagnose-informatie, behandeling, informatie over een beperking, dieet, allergieën, …
• politieke opvattingen
  Bijvoorbeeld: politieke overtuigingen, lidmaatschap van een politieke partij, politieke functies die worden vervuld, stemvoorkeur, …
• filosofische of religieuze overtuigingen
  Bijvoorbeeld: registratie begrafenisritueel, …
• raciale of etnische gegevens
  Bijvoorbeeld: taalvaardigheid, relevante informatie bij de aanmaak van een e-ID, …
• lidmaatschap van een vakvereniging (vakbond)
  Bijvoorbeeld: in het kader van de uitbetaling van werkloosheidsuitkeringen, …
• gegevens over het seksuele leven
  Het lokaal bestuur heeft daarnaast de taak om strafrechtelijke gegevens over veroordelingen en straffen te verwerken, in het kader van het verstrekken van uittreksels uit het strafregister.
  
  Doorgifte
  Wij geven je persoonsgegevens niet door aan andere partijen, tenzij daarvoor een wettelijke basis bestaat. Als we voor het uitvoeren van een taak of voor het opstellen van een dossier beroep doen op een extern bedrijf (bv. een softwarefirma of gespecialiseerd adviesbureau) of je gegevens doorgeven aan een andere overheidsinstelling, dan mogen zij jouw gegevens alleen verwerken binnen het met hen afgesproken kader. In principe worden je gegevens enkel binnen de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt. Wanneer je persoonsgegevens in uitzonderlijke gevallen toch buiten de EER verwerkt worden, dan gebeurt dit steeds in overeenstemming met de voorschriften van de AVG.
  Verwerkersovereenkomsten
  Met bedrijven die jouw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. Lokaal bestuur Alveringem blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.
  Protocollen
  Wanneer wij persoonsgegevens (elektronisch) uitwisselen met andere publiekrechtelijke instanties, dan leggen wij het afsprakenkader omtrent deze verwerking vast in een protocol. Dit afsprakenkader heeft onder andere betrekking op de doeleinden en rechtmatigheid van de verwerking en de beveiliging van de persoonsgegevens.
  
  Openbaarheid van bestuur
  In het kader van de wetgeving over openbaarheid van bestuur kan iedereen bij ons een aanvraag tot openbaarmaking van bestuursdocumenten alsen. Daarbij worden persoonsgegevens in principe niet vrijgegeven. In elk geval wordt de openbaarmaking van persoonsgegevens steeds vooraf getoetst aan de privacywetgeving. Meer informatie over openbaarheid van bestuur.
  
  Rechten
  Als wij jouw persoonsgegevens verwerken, heb je de volgende rechten:
  Recht op informatie en inzage
  Je mag weten of we persoonsgegevens van jou hebben, welke dat zijn en op welke manier deze worden gebruikt. Je kan van ons een kopie van deze persoonsgegevens ontvangen en verdere toelichting krijgen over de verwerking.
  Recht op correctie en aanvulling
  Als je persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn, mag je ons vragen om deze te verbeteren en/of aan te vullen.
  Recht om vergeten te worden
  Je mag vragen dat je persoonsgegevens volledig worden gewist wanneer:
• de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze verzameld werden;
• je de toestemming voor het verwerken van je persoonsgegevens intrekt, wanneer de verwerking hierop gebaseerd is;
• je bezwaar maakt tegen de verwerking (zie verder), en er geen dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking zijn;
• jouw persoonsgegevens onrechtmatig verwerkt worden;
• jouw persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons rust. Wij zullen jouw persoonsgegevens wissen in de bovenstaande gevallen, tenzij we wettelijk verplicht zijn om jouw gegevens te verwerken of als de verwerking moet gebeuren in het
  algemeen belang.
  Recht op beperking van de verwerking
  Je hebt het recht om de verwerking van jouw persoonsgegevens te laten beperken wanneer:
• je de juistheid van die gegevens betwist;
• de verwerking onrechtmatig is, maar je niet wil dat de gegevens gewist worden;
• wij de gegevens niet meer nodig hebben voor de verwerkingsdoeleinden, maar je deze nog nodig hebt in het kader van een rechtsvordering;
• je bezwaar maakt tegen de verwerking van de gegevens (zie onder), in afwachting van het antwoord op de vraag of er zwaarder wegende belangen dan de jouwe in het geding zijn. Wanneer de verwerking beperkt is, worden de persoonsgegevens (met uitzondering van de opslag ervan) enkel verder verwerkt met jouw toestemming, voor de bescherming van de rechten van anderen, in het kader van een rechtsvordering of in het algemeen belang.
  Recht op bezwaar
  Wanneer persoonsgegevens verwerkt worden in het kader van onze opdrachten van algemeen belang of het openbaar gezag, heb je het recht om je hiertegen te verzetten om redenen die verband houden met jouw bijzondere situatie. Behalve wanneer het algemeen belang zwaarder doorweegt dan dat van jou, zullen wij de verwerking van de gegevens staken.
  Recht op overdraagbaarheid van gegevens
  Wanneer we persoonsgegevens geautomatiseerd verwerken op basis van jouw toestemming of in het kader van een overeenkomst, heb je het recht om de persoonsgegevens die je ons hebt verstrekt in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen, zodat je deze aan een andere verwerkingsverantwoordelijke kan doorgeven. Je mag ons ook vragen om deze doorgifte in jouw plaats te doen, voor zover dit technisch mogelijk is.
  Recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde besluitvorming
  Je hebt het recht om je te verzetten tegen besluiten die uitsluitend op een geautomatiseerde verwerking van jouw persoonsgegevens gebaseerd zijn en die voor jou rechtsgevolgen met zich meebrengen, behalve wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst met jou, dit wettelijk is toegestaan of dit berust op jouw toestemming. In deze gevallen kan je ons wel vragen om een menselijke tussenkomst bij het nemen van dat besluit.
  Recht op intrekking toestemming
  Wanneer de verwerking gebaseerd is op jouw toestemming, kan je deze toestemming om het even wanneer terug intrekken. In dat geval stoppen wij de verwerking van jouw persoonsgegevens. De verwerking van deze gegevens vóór de intrekking van jouw toestemming blijft evenwel geldig.
  
  Uitoefenen van rechten
  Je kan je rechten uitoefenen door een verzoek aan ons te richten. Onze contactgegevens vind je onderaan deze privacyverklaring. Om er zeker van te zijn dat het verzoek door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie van je identiteitskaart met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, identiteitskaartnummer en rijksregisternummer zwart. Dit ter bescherming van je privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar zeker binnen vier weken, op jouw verzoek. Als je jouw gegevens in het rijksregister wil nakijken of wil controleren welke instanties jouw gegevens hebben geraadpleegd, kan je je rechtstreeks wenden tot Mijn Dossier.
  
  Specifieke verwerkingen
  Hieronder lichten we enkele specifieke verwerkingen gedetailleerder toe. Vanzelfsprekend kan je jouw rechten, zoals hierboven beschreven, uitoefenen met betrekking tot deze verwerkingen.
  Nieuwsbrieven
  Wij sturen verschillende soorten nieuwsbrieven. Je ontvangt deze als je hierop inschreef of gekend bent als klant van één van onze diensten. Wens je een bepaalde soort nieuwsbrief niet meer te ontvangen, dan kan je je uitschrijven door te klikken op de uitschrijflink onderaan de nieuwsbrief.
  Beeldmateriaal
  Bij de activiteiten die wij organiseren maken wij vaak foto’s en video’s. Dit beeldmateriaal gebruiken wij om promotie te maken voor het lokaal bestuur en haar activiteiten, onder andere in onze infokrant, in onze nieuwsbrieven, op onze websites en op onze sociale mediakanalen. Wij respecteren het recht op afbeelding en engageren ons om je bij elke activiteit duidelijk in te lichten over het beeldmateriaal dat ter plaatse wordt gemaakt. Onze fotograaf beperkt zich zoveel mogelijk tot overzichtsfoto’s en sfeerbeelden. Voor dit soort beeldmateriaal gaan wij uit van jouw impliciete toestemming, zowel voor het maken als voor de publicatie. Soms zal onze fotograaf ook gericht beeldmateriaal maken. Onder gericht beeldmateriaal verstaan wij beeldmateriaal waarin jij het hoofdonderwerp bent, waarbij je poseert of waarbij één of enkele personen worden uitgelicht. Zowel voor het maken als voor het publiceren van dit soort foto of video zullen wij altijd jouw expliciete toestemming vragen. Waar mogelijk doen wij dit op voorhand en schriftelijk. In de andere gevallen zal onze fotograaf je aanspreken. Je kunt de aparte toestemmingen op elk moment intrekken.
  Sociale media
  Het lokaal bestuur maakt gebruik van verschillende communicatiekanalen om in contact te treden met haar inwoners. Het lokaal bestuur is daarbij ook actief op sociale mediaplatformen, namelijk Facebook, Instagram en LinkedIn. Als je via deze kanalen met ons contact opneemt in een privébericht (bv. om een vraag te stellen of een probleem te melden), dan worden jouw persoonsgegevens daarbij verwerkt. Wij gebruiken die gegevens enkel om je verder te helpen of aan jouw verzoek gevolg te geven. Als je reageert op onze publieke berichten of deze berichten deelt of leuk vindt, dan zijn deze gegevens voor anderen zichtbaar. Deze publieke gegevens worden bewaard en zijn zichtbaar zolang deze niet door jou verwijderd worden. Wij maken sporadisch gebruik van advertenties op Facebook om doelgroepen te bereiken. Doorgaans richten wij deze aan onze inwoners en mensen uit de omgeving. Jouw persoonsgegevens worden als gebruiker van sociale media ook verwerkt door het sociale mediaplatform in kwestie. Het lokaal bestuur heeft zelf geen controle over de verdere verwerking van jouw persoonsgegevens door deze platformen. Op die verwerkingen zijn de privacyverklaringen van de sociale mediaplatformen van toepassing.
  Cookies en tracking
  Wij maken op onze websites en voor onze nieuwsbrief gebruik van cookies en verwante technieken. In onze cookieverklaring vind je hierover alle informatie. Door onderaan deze pagina op ‘Privacy instellingen’ te klikken, kan je per type cookie je toestemming geven of weigeren.
  Mijn burgerprofiel
  Het lokaal bestuur biedt op haar website toegang tot Mijn burgerprofiel, een toepassing van de Vlaamse overheid met als doel dé portaalsite te zijn tussen de burger en de overheid. Op de verwerkingen die via Mijn burgerprofiel gebeuren is de privacyverklaring van Mijn Burgerprofiel van toepassing.
  
  Vragen en klachten
  Als je vragen, opmerkingen of klachten hebt in verband met de verwerking van jouw persoonsgegevens, laat het ons dan weten. Je kan ons contacteren via de contactgegevens die onderaan deze privacyverklaring zijn opgenomen. Onze functionaris voor gegevensbescherming (FG, ook wel Data Protection Officer of DPO) is ook langs deze weg bereikbaar. Jouw vraag, opmerking of klacht wordt strikt vertrouwelijk behandeld. Ben je ontevreden met de behandeling van jouw verzoek of ben je van mening dat de behandeling van jouw persoonsgegevens een inbreuk maakt op de privacywetgeving, dan kan je een klacht neerleggen bij de toezichthoudende autoriteiten. De Vlaamse Toezichtcommissie kan je bereiken per e-mail op [email protected] of per brief aan Koning Albert II-laan 15, 1210 Brussel. Volg de juiste procedure om een klacht in te dienen. De Gegevensbeschermingsautoriteit kan je bereiken per e-mail op [email protected] of per brief aan Drukpersstraat 35, 1000 Brussel. Volg de juiste procedure om een klacht in te dienen of om bemiddeling te vragen.
  
  Contactgegevens
  Je kan ons contacteren per e-mail op [email protected], per brief naar DPO Alveringem, Sint-Rijkersstraat 19, 8690 Alveringem of telefonisch op 058 28 88 81.
  
  Historiek aanpassingen
  Deze privacyverklaring kan gewijzigd worden als de omstandigheden dit vereisen.
  Versiedatum: 9 januari 2023.